Informationspflicht bei Erhebung von
personenbezogenen Daten bei der
betroffenen Person
(Art. 13 DSGVO)

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:

Scherzer Immobilien Crimmitschau GmbH
Mannichswalder Platz 8, 08451 Crimmitschau

Geschäftsführer:

Susanne Scherzer

Sitz der Gesellschaft:

Crimmitschau Steuernummer: 227/119/01799

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Reinhold Okon Rosenstr. 1 85757 Karlsfeld

Email:

info@dsb-okon.de

Verarbeitungszweck der Daten (Zweckbestimmung)

Die Datenspeicherung erfolgt zur Verfolgung des eigenen Geschäftszwecks, zur Durchführung des
Verwaltervertrags mit einzelnen Eigentümern, sowie auch Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG)
und sonstigen Kunden und Dienstleistern sowie zur Wahrung berechtigter Interessen als
Verantwortlicher. Ebenfalls erfolgt eine zulässige Datenspeicherung zur Wahrung der berechtigten
Interessen eines Dritten, zur Abwehr von Gefahren für die öffentliche Sicherheit und zur Verfolgung
von Straftaten, sowie zur Zuarbeit für Bundes- oder Landesstatistiken (z.B. Zensus).

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Verwaltung von Wohnungseigentum/Mietverwaltung:

Zweck: Verwaltung von Wohnungseigentum / Vermietung von Mietobjekten

• Führung der Beschlusssammlung und Durchführung der Beschlüsse
• Erstellung von Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan, Rechnungslegung
• Aufgaben zur Durchführung der WEG-Verwaltung

• Einberufung/Einladung und Vorsitz zur ETV Eigentümerversammlung
• Überwachung Buchhaltung

• Mahnwesen
• Führung einer aktuellen Eigentümerliste

• Wahrung und Durchsetzung der rechtlichen Interessen der WEG
• Anbahnung, Verhandlung und Durchführung des Mietverhältnisses (Mietvertrag)
• Interessentenverwaltung (Wohnungsbewerbermanagement)
  Mietverwaltung

• Erstellung von Abrechnungen und Protokollen (Heiz- Neben- und Betriebskosten, Miete,
• Abfrage bei Auskunfteien (z. B. SCHUFA, Creditreform, etc.) zur Ermittlung von Bonität

Rechtsgrundlage: Erfüllung Verwaltervertrag / Mietvertrag Teilungserklärung und gesetzliche
Anforderungen (WEG, EStG, HeizkV)

Anbahnung und Durchführung bei Verkauf von Immobilien und Grundstücken

Zweck: Auftrag zur Durchfhrung von Verußerungen (gewerblich und privat)

Rechtsgrundlage: Anbahnung und Erfüllung Kaufvertrag, gesetzliche Anforderungen (AO undHGB,
GWG,BGB)

Erfüllung aus vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt primär zur Durchführung geschlossener
Verträge oder vorvertragliche Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge sowie aller
mit dem Betrieb und der Verwaltung von Mietobjekten, Grundstücken, Immobilien (allgemein).

Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Unter Berücksichtigung und zur Wahrung berechtigter Interessen (durch uns oder uns
angeschlossenen Dritten) verarbeiten wir u. a. folgende Daten:

Bonitätsabfragen und Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. Creditreform, SCHUFA, Bürgel),
technische Voreinstellungen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit innerhalb unseres Unternehmens,
Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit (Gebäudezutritt) und Sicherstellung des Hausrechts,
Videoüberwachung (Wahrnehmung des Hausrechts, Verfolgung von Vandalismus, Sachbeschädigung,
Belästigungen, Straftaten) Sicherstellung von Beweismitteln. Nutzung von etwaigen Verwaltungstools
(z.B. Online-Plattform). Siehe hierzu „Nutzung Ihrer Daten f -Portale“

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Eine weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist rechtmäßig, sofern Sie uns dafür eine
schriftliche (in einigen Fällen auch elektronische) Einwilligung erteilt haben. Aufgrund dieser
Einwilligung ist es uns dann möglich, dass wir zur Handwerkerbeauftragung Ihre Telefonnummer
(Handy, Festnetz) an die angeschlossenen Partnerunternehmen zur Auftragserfüllung weitergeben
dürfen. Alle erteilten Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden.

Empfänger (Kategorien) der personenbezogenen Daten

• Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B.

Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden).

• Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind
  (Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Immobilienvermittlung, Marketing,
  Vertrieb, Telekommunikation und EDV).

Externe Stellen(Vertragspartner) soweit diese zur Vertragserfüllung notwendig sind.
Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend Art. 28 DSGVO zur
Abwicklung der Verarbeitung der Daten in unserem Auftrag. Weiterhin werden Daten an
beauftragte Unternehmen weitergegeben, für welche Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.
Weitereexterne Stellen wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Lieferantenrechnungen),
gruppenzugehörige Unternehmen oder andere externe Stellen zur Erfüllung der oben
genannten Zwecke, soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat, dies zur
Vertragserfüllung erforderlich oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigten
Interesse zulässig ist.

Nutzung Ihrer Daten für Online-Portale

Daten, die von Ihnen entweder auf unserer Website oder über Kontaktformulare auf verschiedenen
Online-Portalen (z.B. HP-Mobile Casavi, ETG24, Facilio) eingegeben werden, sind i.d.R.
personenbezogene Daten, wie etwa Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail, Konto-
und Zahlungsdaten, sowie Vertrags- und Objektdaten. Diese Daten werden primär zum Zweck der
Kundenverwaltung in der Hausverwaltung verwendet. Sofern nicht andere gesetzliche Grundlagen
vorliegen, basiert die Rechtsgrundlage stets auf einem abgeschlossenen Vertrag (z.B. Online-
Portalvertrag) Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und der Interessenabwägung Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Weitergabe in Drittstaaten

Eine Übermittlung in Drittstaaten erfolgt derzeit nicht!

Speicherdauer

Die Speicherdauer variiert zwischen 3 Monaten und bis zu 30 Jahren. Die Speicherdauer ergibt sich
auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen. Grundsätzlich werden aber die Daten so lange
verarbeitet und gespeichert, wie sie zur Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung erforderlich sind.
Hierbei ist zu beachten, dass eine Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches über
Jahre fortbesteht.

Betroffenenrechte Art. 12 ff:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht zur Berechtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf die Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbeh rde

Widerrufen der Einwilligungen

Jeder Betroffene hat im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a das Recht, einzelne oder
sämtliche Einwilligungen, die zur z.B. Vertragserfüllung erteilt wurden, jederzeit und ohne Nachteile
für ihn selbst zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum
Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Den Widerruf von Einwilligungen richten Sie bitte schriftlich an:

Scherzer Immobilien Crimmitschau GmbH, Mannichswalder Platz 8, 08451 Crimmitschau

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Es werden keine automatisierten Verfahren von Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO oder andere Profiling-Maßnahmen Art. 4 Nr. DSGVO eingesetzt.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 13 II lit. d, 77 I DS-GVO)

Gemäß Artikel 77 EU-DSGVO haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn
Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die
DSGVO oder das BDSG n.F. verstößt.

Bei Fragen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter jederzeit gerne zur Verfügung.

Informationspflichten für die Fälle,
bei denen die personenbezogenen
Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden
(Art. 14 DSGVO)

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen: Scherzer Immobilien Crimmitschau GmbH

Mannichswalder Platz 8, 08451 Crimmitschau
Geschäftsführer: Susanne Scherzer

Sitz der Gesellschaft: Crimmitschau Steuernummer: 227/119/01799

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Reinhold Okon Rosenstr. 1 85757 Karlsfeld

Email: info@dsb-okon.de

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt dies? Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 14 DSGVO

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter strengster Beachtung und im Einklang mit den
Bestimmungen der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz 2018 (BDSG-neu).

Wir verarbeiten zum Zwecke der Abwicklung und Anbahnung von Vorgängen, die eine Beziehung
zwischen den Kunden, Interessenten, Vertragspartnern, Mietern, Eigentümern, Dienstleistern
betreffen. (Art. 14 I lit. c DSGVO)

Unterliegt unser Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung durch welche eine Verarbeitung von
personenbezogenen Daten erforderlich wird (z.B. zur Erfüllung steuerlicher Pflichten), so basiert die
Verarbeitung auf Art. 6 I lit. c DSGVO.

Erfüllung aus vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt primär zur Durchführung geschlossener
Verträge oder vorvertragliche Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihrer Aufträge sowie aller
mit dem Betrieb und der Verwaltung von Mietobjekten, Grundstücken, Immobilien (allgemein).

Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Unter Berücksichtigung und zur Wahrung berechtigter Interessen (durch uns oder uns
angeschlossenen Dritten) verarbeiten wir u. a. folgende Daten:

Bonitätsabfragen und Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. Creditreform, SCHUFA, Bürgel),
technische Voreinstellungen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit innerhalb unseres Unternehmens,

Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit (Gebäudezutritt) und Sicherstellung des Hausrechts,
Videoüberwachung (Wahrnehmung des Hausrechts, Verfolgung von Vandalismus, Sachbeschädigung,
Belästigungen, Straftaten) Sicherstellung von Beweismitteln. Nutzung von etwaigen Verwaltungstools
(z.B. Online-Plattform). Siehe hierzu „Nutzung Ihrer Daten für Online-Portale“

Datenkategorien

(Art. 14 Abs. 1 lit. d DSGVO)

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet:

Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer (Fest und Mobil), Faxnummer, Email-Adresse,
Wohnungsnummer und Lage, Kontonummer, Anzahl Personen im Haushalt, Daten aus öffentlicher
Förderung (Jobcenter, Wohngeld, etc.)

Datenherkunft (Quelle)

Die gespeicherten Daten wurden im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses (Hausverwaltung,
Geschäftsbesorgung), sowie einzelner Aufträge erhoben bzw. sie sind im Rahmen der
Geschäftsverbindungen und Geschäftsanbahnung entstanden. Weiterhin Signaturen aus E-Mail und
Dokumenten, die uns im Rahmen unserer Tätigkeit von unseren Kunden übermittelt wurden. Dies
können Eingaben und Ergänzungen des an uns durch den Eigentümer übersandten
Eigentümerstammdatenblatts nebst Erklärung der Belegung des Mietobjekts.
Bei Mietverhältnissen werden die Daten aus uns überlassenen Selbstauskünften
entnommen. Anfertigung von handschriftlichen Notizen im Beisein des Betroffenen, Diktat-
Aufzeichnungen (elektronisch), fernmündliche Korrespondenz.

Wer bekommt Ihre Daten?

Empfänger (Kategorien) der personenbezogenen Daten

• Öffentliche Stellen
• Interne Stellen (zugehörige Konzerngesellschaften, geregelt durch Auftragsverarbeitung-Vereinbarung)
• Externe Stellen (geregelt durch Auftragsverarbeitung-Vereinbarung)
• Weitere externe Stellen
• Sonstige Stellen

Weitergabe in Drittstaaten

Eine Übermittlung in Drittstaaten erfolgt derzeit nicht!

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Speicherdauer variiert zwischen 3 Monaten und bis zu 30 Jahren. Die Speicherdauer ergibt sich
auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen. Grundsätzlich werden aber die Daten so lange
verarbeitet und gespeichert, wie sie zur Aufrechterhaltung unserer Geschäftsbeziehung erforderlich
sind. Hierbei ist zu beachten, dass eine Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches
über Jahre fortbesteht.

Betroffenenrechte Art. 12 ff :

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht zur Berechtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf die Einschr nkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Daten bertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz

Widerrufen der Einwilligungen

Jeder Betroffene hat im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a das Recht, einzelne oder
sämtliche Einwilligungen, die zur z.B. Vertragserfüllung erteilt wurden, jederzeit und ohne Nachteile
für ihn selbst zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum
Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Den Widerruf von Einwilligungen richten Sie bitte schriftlich an:

Scherzer Immobilien Crimmitschau GmbH, Mannichswalder Platz 8, 08451 Crimmitschau

Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Es werden keine automatisierten Verfahren von Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO oder andere Profiling-Maßnahmen Art. 4 Nr. DSGVO eingesetzt.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 13 II lit. d, 77 I DS-GVO)

Gemäß Artikel 77 EU-DSGVO haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn
Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die
DSGVO oder das BDSG n.F. verstößt.

Bei Fragen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter jederzeit gerne zur Verfügung.